日常工作中,當遇到從未發生過的事,該怎麼面對? 當遇到資源有限、人力物力有限的情況,該怎麼處理? 這時,正是需要企劃力的時刻,幫助你在各種限制下,有效運用資源、發揮創意,解決問題。
企劃是什麼
企劃是什麼? 企劃又稱策劃、計劃,是一個當需要完成某個目標,所需要歷經的程序。包含從目標的設定、方向的規劃、現況的分析、資源的盤點、策略的擬定、執行的控管等等,一直到結果實現的過程,以達到最初目標設定的目的。企劃的目的是為了在各種限制下,解決問題,因此如何有效運用各項資源,使問題能夠合理的被執行、被完成,正式企畫的核心精神。
為什麼會需要企劃
為什麼會需要企劃? 由於日常工作與生活中的問題,是層出不窮的,我們幾乎無法預測接下來會發生什麼事抑或是已定案的事情會有什麼轉折與意外,甚至是我們手邊的資源是有所限制的,例如: 沒有足夠的人力物力、沒有充足的金流或是時間上會有所侷限,因此針對問題的解決方式,常常是沒有固定的模型或模板。針對這樣獨立的事件,解決問題的方式也會是獨特的,如何面對這樣獨特的事件,並能夠好好分析使其可被執行、可被解決、可被管理,正式我們為什麼需要企劃的原因。
企劃進行的關鍵環節
- 1. 企劃方向的構想擘劃
首先,每一個企劃的進行絕對都會有存在的原因,探究並分析這個原因,將有效的幫助我們在後續的規劃上能夠有依循的脈絡並且不會跑出軌道,因此企劃的第一個關鍵環節是動機,為什麼我們會想處理這個議題? 從這個議題中我們觀察到了什麼? 當中又存在著什麼問題,使得哪些事物受到了影響,致使我們會去處理。理解動機會,便會去制定目標以及具體而言,有哪些問題必須被解決。
- 2. 具體行動的步驟拆解
完成第一個關鍵環節之後,我們便有了方向,我們知道執行這個企劃的原因、動機與初衷,也知道了接下來的目標以及具體有哪些問題須要被解決。下一步便是進入「執行」階段,在執行階段,有大大小小的事需要被有條理地進行處理,因此這個階段最重要的部分即為執行步驟的拆解,包含: 人員如何分工、時程如何規劃、資源如何運用與分配,各項方案如何選擇與決策等等,關鍵重點在於讓整個企劃能夠有效的一步步推進。
- 3. 效益達成的控管與評估
在第一個與第二個的關鍵步驟達成後,基本上整個企劃的樣貌已經有接近完整的規劃,在有完整規劃的情況下,如何進行風險的控管便是下一個最重要的任務,因為若企劃執行過程,沒有階段性的進行確認,過程中很容易偏離主軸,或是當意外發生時,甚至有可能導致目的無法被順利達成,因此建立起可控管的執行過程,以及有準備的風險管理,是使企劃能有效達成目標的最後一個關鍵步驟。
結論: 能夠被執行的企劃,才是好企劃
關於企劃,其實在想法發想上,是一件容易的事,因為我們能夠天馬行空、無所限制的發揮與發想。因此好的想法,不在少數。然而,這些企劃當真正進入執行階段時,就會到了另外一個不同的世界,因為實務層面,限制多、意外多、風險多、變化性大。因此想法好的企劃,並不能稱之為好的企劃,而是經過方向確認與分析後能夠被執行的企劃,才會是真正能夠落實的好企劃。