您坐在辦公桌前，試著專注於工作，但您的思緒卻在別處，想著您的下一個旅行目的地、與朋友的周末計劃，以及您需要全天候處理的家庭承諾。在您意識到之前，一兩個小時已經過去，您的任務幾乎沒有任何進展。由於這些幹擾，您會感到加速完成作業的壓力，並擔心自己無法準時完成作業。

在工作中保持專注可能具有挑戰性，尤其是當您的注意力很容易從工作上轉移或您經常對待待辦事項清單感到不知所措時。這種注意力不集中的情況可能會讓人感到沮喪，尤其是當您的職業對您很重要並且您希望更加投入工作時。如果您在生產力方面遇到困難並希望在工作日取得更多成就，那麼使用時間管理工具可以幫助您保持正軌。將它們添加到您的工具包中以衡量您的個人進度，或讓您的整個團隊參與並協作以更好地管理您的集體時間。

時間管理工具如何幫助您

時間管理工具是數位應用程序，旨在提高工作效率，幫助您更有效地利用時間，並在截止日期前一天晚上輕鬆實現目標。讓我們探討時間管理軟體可以幫助您的七種方式：

1. 提高生產力

時間管理系統具有幫助您列出即將進行的活動、追蹤進度並使用時間限制技術分解日常工作流程的功能。 直觀地組織專案並分配處理每個專案的時間段可以幫助您首先專注於最緊迫的任務。當你對應該處理的項目有一個清晰的願景時，你會更容易集中註意力，因為你不會同時被所有事情壓垮。

2. 有效計劃

當您有大量的職責和每週的會議時，最有效地管理您的時間可能會令人困惑。時間管理應用程式鼓勵您提前規劃每週的日程安排，指定約會、活動和關鍵截止日期的時間段。提前規劃好你的活動可以讓你優化你的工作日程，找出空閒的時間段，並看看哪裡可以擠出額外的任務。

3.盡量減少拖延

高達 20% 的美國人患有慢性拖延症。雖然你可能不會陷入極端，但你可能會經常推遲有壓力的任務。它發生在我們最好的人身上。 如果您傾向於對不想做的工作視而不見，請使用時間管理工具設定通知，提醒您何時開始時間敏感的任務並提醒您重要的截止日期。您還可以將繁忙的工作量分解為更小、更易於管理的目標。 在整個工作日中製定小步驟來核對是一種獲得成就感並保持動力的絕佳方式，即使您手頭上有一個長期項目。

4. 加強工作與生活的平衡

在個人生活和職業生活之間分配時間可能具有挑戰性，尤其是在遠距工作的情況下。在家工作時，您可能會在工作和個人生活之間搖擺不定，以至於兩者都沒有得到您的充分關注。當您無法完全專注於個人或職業生活時，您就不太可能對其中任何一個生活感到滿意。使用時間管理軟體並遵守嚴格的時間表可以幫助您更有效地完成工作任務，這樣您的工作就不會佔用您的停機時間。這樣，未完成任務的壓力就不會跟著你回家，也不會讓你徹夜難眠。 

5.減輕壓力

工作中出現焦慮的原因有很多，從擔心錯過重要的最後期限，到在專案啟動前沒有足夠的時間來完善專案。使用應用程式建立待辦事項清單並追蹤專案完成情況是在執行困難計劃時保持合理期望的好方法。這些清單和時間表鼓勵您考慮哪些因素在您的控制範圍內和之外，並深入了解在您的時間範圍內什麼是合理的和可以實現的。

6. 改善協作

時間管理工具可以透過提供集中的溝通、任務管理和協調位置來增強與團隊的協作。無論您是組織多人行程的經理還是努力完成任務的團隊成員，都有一些工具可以讓您保持同步。這些應用程式通常提供時間追蹤器，讓團隊成員密切關注他們的工作時間並管理任務列表，這使得保持最新的集體目標變得更容易。有些甚至具有共享日曆，因此您可以快速查看同事的空閒情況並在正確的時間安排會議。

7、加強領導

如果您管理一個團隊，您就會知道平衡個人職責與團隊職責是多麼困難。時間管理工具提供一個集中位置，您可以在其中分配項目、設定截止日期並追蹤目標的完成情況。您也可以跟進彼此的能力，以監控同事的工作效率。在工作中，時間就是金錢。時間管理工具可讓您提前截止日期、追蹤專案進度並與團隊成員即時協作，讓您（和公司）免於代價高昂的延誤。另外，明智地利用時間可以更輕鬆地提高工作效率、減少拖延並有效地進行規劃。無論您管理團隊還是想提高個人生產力，培養時間管理技能並使用專案管理軟體都能讓您成為團隊中更好、更有價值的成員。 

文章來源:https://www.betterup.com/blog/time-management-tools