你一定聽過「要聰明地工作，而不是努力地工作」這句話。內容行銷團隊應該採納這一理念。單靠努力工作無法解決滿足更多（且更好）內容需求的困難。而聰明地工作，則可以消除阻力、混亂和生產效率低下的問題，這些問題可能會妨礙團隊的成功。

聰明地工作需要清晰的運營工作流程和明確的流程。如果你的團隊缺乏這些基礎要素，重要任務就會被忽略，沒有人知道下一步該做什麼，或是誰負責完成。最終，混亂統治一切，內容質量下降，團隊浪費時間解決生產問題，而你的競爭對手則在解決受眾的挑戰。通過這個簡化的五步流程，你可以為團隊定期製作的每種內容格式和變體繪製工作流程圖。然後，你可以建立可執行的流程，使生產更易於管理。模板和示例可以指導你完成每個步驟。

一、審核您的內容模式

首先，您需要對所有內容交付物和每種格式的分發進行高層次的概覽。創建一個模板，包含以下欄位：

• • 內容格式：您的團隊定期創作什麼樣的內容？文章？電子書？現場演示？網絡研討會？視覺內容？為每種格式創建一行。
• • 主要分發平台：每種格式首先在哪裡發布或分享？理想情況下，它應該是一個自有媒體平台，比如您的博客或通過電子郵件。
  然而，如果它是一個外部平台，比如社交媒體，請註明目的地。
• • 其他分發平台：您是否在其他渠道使用此內容格式？列出它們。這一步有助於揭示流程中被忽略的任務，
  例如通過管理員帳戶將資產上傳到品牌的社交頁面或根據平台規格調整圖像大小。這也包括發布後的步驟，以提供一致的多平台體驗。
• • 特殊情況和變體：您是否將某些電子書設置為潛在客戶生成的磁鐵，而其他電子書則不受限制？
  是否僅在推廣活動或特別優惠時將視頻添加到您的新聞簡報中？註明任何需要額外步驟或獨特生產流程的變體。

提示：如果一種內容格式在多種方式中使用，請將這些用法分列為單獨的行。例如，視頻可能有兩行，視頻 — YouTube 和 視頻 — Instagram Stories。此時，請僅專注於您的運營工作流程中的高層次任務。細節如設計需求、誰創作內容以及誰需要批准等將在後面（第三步）處理。

以下是一個示例模板：

二、列出每種內容格式所需的所有任務

接下來，詳細列出每種內容格式在其主要平台上生成所需的所有編輯、協作和技術生產任務。你可以從最常產出的內容或對你的內容目標最關鍵的內容開始。或者，從最複雜的資產開始，這些資產涉及多個團隊或許多步驟來生產和分發。你很快就會明白為什麼要這樣做了。只需按想到的順序列出它們，例如網站博客上的編輯文章可能包括以下任務列表：

• • 確定主題
• • 在編輯日曆中安排發布日期
• • 編輯提交的稿件
• • 將稿件和圖片上傳到內容管理系統
• • 格式化內容布局
• • 將編輯過的稿件發送給作者和相關人員進行修改/批准
• • 請求銷售/市場部對主題的反饋
• • 設置 SEO 的元數據詳情
• • 將鏈接/資源發送給日常電子郵件通訊的聯繫人
• • 設計和開發視覺圖片
• • 收集作者的個人簡介信息/資源
• • 集思廣益，確定具體的故事角度
• • 識別並採訪主題專家
• • 收集指標/生成績效報告
• • 分配作者撰寫稿件
• • 校對並批准最終布局
• • 與相關人員分享績效數據
• • 在主要平台發布內容
• • 與內容合作夥伴分享鏈接/資源供其使用

一些任務可能包含多個子步驟。例如，格式化文章可能涉及導入和調整圖片大小，添加超鏈接，設置類別標籤等。但在這個練習中，請遵循廣泛的任務類別。

三、按製作階段組織任務

以下是模板，請依照每種格式，將任務按照預製作、製作和後製作階段分類並排列順序。如有必要，可在任務描述中添加細節，以幫助團隊成員區分常常混淆的操作，例如內容編輯與最終校對的區別。

為了幫助組織您的任務以合乎邏輯的順序，還需回答以下問題：

• • 哪些任務必須在其他任務開始之前進行？
• • 哪些任務可以同時進行？
• • 哪些任務表示某個階段已完成並且可以開始下一階段？

您的流程必須考慮企業層面設置的標準和要求，或者對其他組織功能有貢獻的要求。例如，您可能需要根據企業的SEO策略設置元數據詳細信息，或者遵守組織程序，如確保簽署的貢獻者協議。

如果這些步驟沒有包含在您最初的任務清單中，請添加它們。
（例如上面的例子中，我添加了原始任務清單中沒有的“促進治理要求”。如果您不確定這些任務涉及什麼，或者如何完成它們，請查明。如果您在映射操作工作流程後需要插入或重新排序步驟，這樣做只會讓您的工作更加困難。）

四、分配角色並規劃工作流程

從這裡開始，您可以添加一列來設置每個任務的角色和責任。有了這些信息，您可以創建一個圖表，顯示製作工作如何從一個角色流向下一個角色。
第一部分相對較容易，特別是如果您有一個小型的中央化內容營銷團隊和明確規定的角色。對於協作任務，請包括所有必須在該任務完成之前採取行動的人員（或他們代表的部門）。在這個例子中，我插入了一些預製作角色作為指南

在較大企業或跨部門共享內容責任的情況下，確定角色可能會更加複雜。然而，一旦將您的內容營銷團隊成員分配到各自標準的責任範圍內，您就能看到存在的空白。這有助於識別內部需要協作支援的團隊。

此外，這有助於找出您缺乏足夠能力或覆蓋範圍的領域，進而通過外包人才或整合生成式AI工具來主動填補這些空缺。您可能會發現可以消除的不必要的重複工作。現在的圖表提供了理解編輯文章格式工作流所需的所有信息。不過，將其轉化為可共享的圖形或地圖可以幫助利益相關者視覺化他們在生產連續體中的位置以及尚需完成的任務。

五、運營化和迭代

您列出了內容格式的任務並映射了操作順序。現在，要將其實施為可重複使用的流程。創建一個機制來跟踪和管理這些任務的完成，確保每個人都有完成其工作所需的必要條件。

您可以使用像 Asana 或 Jira 這樣的項目管理工具中提供的詳細儀表板來建立一個複雜的系統。另一個選擇是使用像 Airtable、Trello 或 Notion 這樣的基於雲的工作工具來創建定制的跟踪器和檢查列表。然而，最直接的方法可能是將模板化的圖表信息複製到可共享的 Google 表格或 Excel 文檔中。

現在，您可以為不同的內容格式變體適應這個流程。以下是其運作方式：

• • 重新訪問原始表格，注意需要不同步驟集合的特殊情況和變化。
• • 按照表格上的任務（第二步），逐步走過。刪除變體中不必要的任務，並確定需要新增的任務。例如，對於贊助的博客文章（博客文章的變體），您可能需要整合客戶的標誌和基本文案，或者協助他們的文案審查和批准流程。
• • 為新增的任務分配角色。

有了這個模型，您可以為每種常用的內容格式重複這個流程，從而擁有一個全面的內容運營跟踪器。

建立、修訂、重複，並取得成就

內容營銷團隊需要應對眾多責任。為何不通過智慧工作來使他們的工作更加輕鬆呢？映射操作工作流程，建立可靠的流程，以提升他們的績效。如果您決定嘗試這個捷徑，作者表示很樂意聽聽它的效果 — 或者您如何適應使其更適合您的團隊。文章中提到的所有工具均由作者指定。

文章來源：https://contentmarketinginstitute.com/articles/build-content-operations-workflow